Privacybeleid Autimation

Laatst bijgewerkt: 09-09-2025

Autimation is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met uw gegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

Autimation
Boompjes 601
3011 XZ Rotterdam
Nederland

E-mail: info@autimation.nl
Telefoon: +31 (0)10 307 13 83
Website: https://autimation.nl

Autimation is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in dit beleid worden beschreven, tenzij anders is overeengekomen (bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst).

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

  • Bezoekers van onze website

  • (Potentiële) particuliere klanten

  • Zakelijke klanten (zoals MKB, horeca en VvE’s)

  • Contactpersonen van leveranciers en partners

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Het gaat onder andere om:

Identificatie- en contactgegevens:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats

  • Telefoonnummer, e-mailadres

  • Bedrijfsnaam, functie (bij zakelijke klanten en VvE-besturen)

Contract- en facturatiegegevens:

  • Offertes, opdrachtbevestigingen en contracten

  • Factuurgegevens, betaalstatus

  • Bankrekeningnummer (IBAN)

Technische en installatiegegevens:

  • Informatie over uw netwerk- en smart home-omgeving

  • Configuratiegegevens van systemen (bijv. smart home, netwerk, camerabewaking)

  • Loggegevens over storingen en supportcases

Website- en formuliergegevens:

  • Gegevens die u invult via het contactformulier

  • Eventuele voorkeuren, opmerkingen of bijlagen die u meestuurt

Camerabeelden en loggegevens – BELANGRIJK:

  • Autimation is in principe niet de eigenaar van camerabeelden en treedt normaal gesproken op als verwerker voor de klant (de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke).

  • Wij hebben alleen toegang tot camerabeelden of loggegevens als dat nodig is voor:

    • installatie

    • onderhoud / support

    • het onderzoeken van een incident, op uw verzoek

  • Camerabeelden worden in principe opgeslagen op systemen bij de klant zelf (bijv. NVR, NAS, minipc of server op locatie).

Indien wij loggegevens of beperkte snapshots tijdelijk meenemen voor analyse of support, wordt dit expliciet met u besproken en alleen gebruikt voor dat doel.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. Offerte, advies en communicatie

    • Beantwoorden van vragen

    • Opstellen en toesturen van offertes

    • Inplannen van afspraken (advies, intake, installatie)

  2. Uitvoering van de overeenkomst

    • Installatie van systemen (smart home, netwerk, camerabewaking)

    • Configuratie en oplevering

    • Ondersteuning op afstand en ter plaatse

    • Levering van service- en onderhoudscontracten

  3. Beheer, back-ups en ondersteuning

    • Het maken, testen en bewaren van configuratieback-ups van systemen (indien afgesproken)

    • Herstellen van systemen na een storing of defect

    • Technische analyse bij storingen of incidenten

  4. Financiële administratie

    • Opstellen en versturen van facturen

    • Bijhouden van betalingsgegevens

    • Voldoen aan fiscale bewaarplichten

  5. Website en contactformulieren

    • Verwerken van ingevulde formulieren en aanvragen

    • Bijhouden van basale webstatistieken (bijv. via serverlogs)

  6. Compliance, AVG & ondersteuning

    • Adviseren van zakelijke klanten en VvE’s over AVG-conforme inrichting

    • Opstellen en uitvoeren van verwerkersovereenkomsten

    • Vastleggen van afspraken rondom toegang tot en verwerking van videobeelden

5. Op welke grondslagen doen wij dat?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van een overeenkomst
    Bijvoorbeeld: installatie, configuratie, beheer, servicecontracten.

  • Wettelijke verplichting
    Bijvoorbeeld: fiscale bewaarplicht (7 jaar).

  • Gerechtvaardigd belang
    Bijvoorbeeld:

    • het verbeteren van onze dienstverlening

    • technische logging en beveiliging

    • beperkte back-ups en configuraties voor herstel na storingen

  • Toestemming
    Bijvoorbeeld:

    • als u ons vraagt om uw review op de website te plaatsen

    • als wij incidenteel extra gegevens verwerken die niet strikt noodzakelijk zijn

Als verwerking op basis van toestemming gebeurt, kunt u die toestemming altijd weer intrekken.

6. Hoe gaan wij om met camerabeelden?

Camerabeelden vallen onder gevoelige persoonsgegevens, omdat personen herkenbaar kunnen zijn.

  • In principe is de klant (bijvoorbeeld een VvE, horecaondernemer of particulier) verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van camerabeelden.

  • Autimation levert installatie, configuratie en beheer als verwerker of dienstverlener en werkt volgens de afspraken in de offerte en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst.

Autimation:

  • bepaalt niet zelf waarvoor beelden worden gebruikt

  • neemt geen zelfstandige beslissingen over bewaartermijnen of verstrekking aan derden

  • krijgt alleen toegang tot videobeelden als dat nodig is voor installatie, onderhoud of support

Indien wij worden gevraagd om videobeelden te helpen terugzoeken (bijvoorbeeld bij een incident), gebeurt dit:

  • Alleen op verzoek van de klant/verwerkingsverantwoordelijke

  • Binnen de afspraken en bevoegdheden die de klant heeft (bijv. VvE-bestuur/ondernemer)

  • Volgens de geldende wet- en regelgeving

7. Delen wij gegevens met derden?

Wij delen uw gegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is en met een passende grondslag, zoals:

  • Hostingproviders & cloudopslag
    Voor de hosting van de website, e-mail en eventueel configuratieback-ups.

  • Software- en systeemleveranciers
    Wanneer dit nodig is voor technisch support, licentiebeheer of integraties.

  • Administratiekantoor / boekhouder
    Voor het verwerken van financiële gegevens.

  • Opdrachtgevers (bij zakelijke projecten)
    Indien u contactpersoon bent in een VvE of bedrijf, kan uw naam/rol bekend zijn bij andere betrokken partijen.

  • Autoriteiten
    Indien dit wettelijk verplicht is (bijv. Belastingdienst of opsporingsinstanties, mits aan de voorwaarden wordt voldaan).

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin o.a. beveiliging, geheimhouding en bewaartermijnen zijn vastgelegd.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Richtlijnen:

  • Klant- en contractgegevens:
    Zolang u klant bent + maximaal 7 jaar na afloop (fiscale bewaarplicht).

  • Facturen en financiële gegevens:
    Minimaal 7 jaar (fiscale bewaring).

  • Back-ups en configuratiebestanden:
    Zolang dit noodzakelijk is voor beheer en onderhoud of conform gemaakte afspraken.
    In principe maximaal 1 jaar na het einde van de klantrelatie, tenzij anders overeengekomen.

  • Contactformulieren en e-mailcorrespondentie:
    Tot maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij ze deel gaan uitmaken van de klantdossiers of administratie.

  • Reviews en referenties:
    Zolang deze op de website staan of totdat u verzoekt om verwijdering.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:

  • Versleutelde verbindingen (HTTPS)

  • Beveiligde systemen en accounts met sterke wachtwoorden

  • Beperkte toegang tot systemen en gegevens (alleen indien nodig)

  • Regelmatige updates en beveiligingspatches

  • Bewustzijn en zorgvuldige omgang met toegang tot camerabeelden en configuraties

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar wij doen ons best om risico’s zoveel mogelijk te beperken.

10. Uw rechten (AVG)

U heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

  • Recht op inzage – u mag weten welke gegevens wij van u verwerken.

  • Recht op rectificatie – u mag onjuiste gegevens laten corrigeren.

  • Recht op verwijdering – in bepaalde gevallen kunt u vragen uw gegevens te verwijderen.

  • Recht op beperking – u kunt in sommige gevallen vragen de verwerking te beperken.

  • Recht op bezwaar – tegen bepaalde verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

  • Recht op overdraagbaarheid – u kunt vragen om een digitale kopie van uw gegevens.

  • Recht om toestemming in te trekken – indien verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek indienen via: info@autimation.nl.
Wij reageren in principe binnen 1 maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd; u wordt dan geïnformeerd.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) als u vindt dat wij niet correct met uw gegevens omgaan.

11. Website, cookies en formulieren

Onze website gebruikt alleen noodzakelijke en functionele cookies, en eventueel beperkte analytische cookies zonder inbreuk op uw privacy. Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies, tenzij dat in de toekomst verandert en wij u hierover apart informeren.

Wanneer u een formulier invult op onze website, worden de gegevens die u invult (zoals naam, e-mail, onderwerp en bericht) verwerkt om uw verzoek te kunnen behandelen.

Wij bieden op dit moment geen gebruikersaccounts of openbare reactievelden aan op de website, waardoor er geen verwerking van accountgegevens of publieke reacties van toepassing is.

12. Verwerkersovereenkomsten en rolverdeling (m.n. bij VvE en zakelijke klanten)

Bij veel zakelijke trajecten (zoals camerabeveiliging voor VvE’s of bedrijven) is er sprake van een duidelijke rolverdeling:

  • De klant (bijv. VvE of ondernemer) is verwerkingsverantwoordelijke

  • Autimation is verwerker of subverwerker

In die gevallen kan een aparte verwerkersovereenkomst worden afgesloten, waarin onder andere staat:

  • Welke gegevens verwerkt worden

  • Voor welke doeleinden

  • Welke beveiligingsmaatregelen gelden

  • Hoe lang gegevens bewaard mogen worden

  • Hoe wordt omgegaan met inzage-/verwijderingsverzoeken

Dit privacybeleid beschrijft onze algemene werkwijze; specifieke afspraken in verwerkersovereenkomsten kunnen dit nader invullen of aanvullen.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt wanneer onze diensten wijzigen of wanneer wet- en regelgeving dat vereist.

Bovenaan deze pagina staat altijd de laatste wijzigingsdatum. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij dit via de website of per e-mail aan bestaande klanten communiceren.

14. Vragen?

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop Autimation met uw persoonsgegevens omgaat?

Neem gerust contact met ons op via:

📧 info@autimation.nl
📞 +31 (0)10 307 13 83